1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Strefaloriv – luksusowa agencja eventowa specjalizująca się w tworzeniu premium wydarzeń z motywem casino oraz ekskluzywnych doświadczeń eventowych na terenie całej Polski (dalej: „Strefaloriv”, „my”, „administrator”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- adres korespondencyjny: Strefaloriv, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, Polska
- adres e-mail: [email protected]
- telefon: +48 734 615 893
W celu zapewnienia najwyższego standardu bezpieczeństwa powołaliśmy osobę odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych w strukturach Strefaloriv.
2. Cele i podstawa przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia premium obsługi zapytań, przygotowania indywidualnych koncepcji wydarzeń oraz realizacji podpisanych umów. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:
Obsługa zapytań i konsultacji
Gdy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem formularza, telefonu lub e-maila, wykorzystujemy przekazane dane, aby przygotować odpowiedź, zaproponować termin konsultacji, doprecyzować koncepcję wydarzenia lub przesłać spersonalizowaną ofertę.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na zapytanie).
Realizacja umowy i obsługa wydarzeń
W ramach współpracy eventowej przetwarzamy dane osób kontaktowych po stronie klienta, uczestników, podwykonawców oraz partnerów w zakresie niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia zgodnie z ustalonym scenariuszem.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych, np. w zakresie rozliczeń księgowych).
Marketing premium i komunikacja z klientami
Za Twoją zgodą możemy przesyłać informacje o nowych konceptach eventowych, pakietach rozrywkowych, inspiracjach branżowych czy ekskluzywnych ofertach specjalnych dopasowanych do Twoich preferencji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora związany z marketingiem własnych usług).
Bezpieczeństwo serwisu i analityka
Możemy przetwarzać podstawowe dane eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, znacznik czasu, dane o urządzeniu) w celu utrzymania bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom, ulepszania funkcjonalności oraz analizy ruchu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usług i rozwijaniu serwisu).
Jeżeli przetwarzanie danych będzie oparte na Twojej zgodzie, zawsze masz prawo ją wycofać – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
3. Zakres przetwarzanych danych
Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od charakteru relacji oraz kanału kontaktu. Zbieramy wyłącznie te informacje, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu, przy zachowaniu zasady minimalizacji danych.
Dane przekazywane w formularzach i podczas kontaktu
- imię i nazwisko
- adres e-mail
- numer telefonu
- nazwa firmy, stanowisko lub dział (w przypadku klientów biznesowych)
- podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu (rodzaj, data, miasto, skala, preferencje dotyczące koncepcji rozrywki casino)
- inne dane zawarte dobrowolnie w treści wiadomości lub briefu eventowego
Dane związane z realizacją współpracy
- dane identyfikacyjne i kontaktowe osób odpowiedzialnych po stronie klienta za zamówienie i koordynację wydarzenia
- dane do rozliczeń finansowych i księgowych, w tym dane niezbędne do wystawienia faktury
- informacje organizacyjne dotyczące uczestników (np. listy gości, wymagania specjalne, dane niezbędne do przygotowania spersonalizowanych elementów wydarzenia), jeżeli zostały nam powierzone
Dane eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu
W ramach korzystania z naszej strony internetowej mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak:
- adres IP oraz przybliżona lokalizacja na jego podstawie
- typ i ustawienia przeglądarki oraz urządzenia
- data i czas odwiedzin, źródło wejścia na stronę, przeglądane podstrony
- identyfikatory plików cookie i podobnych technologii – jeśli są stosowane i zaakceptowane przez użytkownika
Nie gromadzimy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) w rozumieniu RODO, chyba że będzie to absolutnie konieczne ze względu na specyfikę wydarzenia i nastąpi na podstawie wyraźnej zgody.
4. Odbiorcy danych i przekazywanie
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby działające na podstawie naszych wewnętrznych procedur i zobowiązane do zachowania poufności. W uzasadnionych przypadkach możemy powierzać dane zaufanym podmiotom współpracującym z nami przy realizacji usług premium.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu
- dostawcy usług IT, hostingu i rozwiązań chmurowych obsługujący naszą infrastrukturę techniczną
- dostawcy systemów mailingowych i narzędzi do komunikacji elektronicznej
- zewnętrzne biuro księgowe oraz doradcy prawni – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych
- partnerzy techniczni i produkcyjni wspierający realizację wydarzeń (np. firmy oświetleniowe, nagłośnieniowe, scenograficzne), jeśli dane są potrzebne do organizacji konkretnego eventu
Każdy taki podmiot przetwarza dane na podstawie stosownej umowy powierzenia i z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z RODO.
Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach będzie to konieczne (np. w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych), zadbamy o zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
Nie udostępniamy danych osobowych innym podmiotom w celu ich własnych działań marketingowych, chyba że otrzymamy na to Twoją wyraźną zgodę.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa, realizowane na zasadach określonych w RODO:
- prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informacje, czy przetwarzamy Twoje dane, a także otrzymać ich kopię;
- prawo do sprostowania danych – jeżeli Twoje dane są nieaktualne, niepełne lub nieprawidłowe, masz prawo żądać ich poprawienia;
- prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub cofnąłeś zgodę);
- prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach przewidzianych przepisami (np. na czas rozpatrywania sprzeciwu);
- prawo do sprzeciwu – w dowolnym momencie możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania oraz działań marketingu bezpośredniego;
- prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać dane, które dostarczyłeś nam na podstawie zgody lub umowy, w ustrukturyzowanym formacie oraz – o ile jest to technicznie możliwe – przesłać je innemu administratorowi;
- prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane z naruszeniem przepisów, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Kontakt i zgłaszanie problemów”. W celu zachowania bezpieczeństwa możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje pozwalające na potwierdzenie tożsamości.
6. Bezpieczeństwo informacji
Ochrona poufności i integralności danych jest integralnym elementem naszego podejścia do projektowania luksusowych doświadczeń eventowych. Stosujemy szereg środków technicznych i organizacyjnych minimalizujących ryzyko nieuprawnionego dostępu, przypadkowej utraty czy naruszenia poufności informacji.
Zastosowane środki bezpieczeństwa
- stosowanie szyfrowania transmisji danych w serwisie (protokół HTTPS)
- regularne aktualizacje oprogramowania i infrastruktury serwerowej
- stosowanie haseł silnych oraz ograniczonych dostępów do systemów na zasadzie „need to know”
- procedury nadawania i odbierania uprawnień dla członków zespołu oraz partnerów technicznych
- cykliczne tworzenie kopii zapasowych w bezpiecznych lokalizacjach
- stosowanie rozwiązań zabezpieczających przed atakami sieciowymi i próbami nieuprawnionej ingerencji w serwis
Mimo stosowania nowoczesnych zabezpieczeń żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa podejmujemy niezwłoczne działania mające na celu ograniczenie skutków zdarzenia i poinformowanie właściwych osób oraz organów, jeśli jest to wymagane przepisami prawa.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
Przykładowe okresy przechowywania
- dane przetwarzane w celu obsługi zapytań – do czasu udzielenia pełnej odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a w uzasadnionych przypadkach do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z wymiany korespondencji;
- dane związane z realizacją umów i wydarzeń – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń oraz przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych;
- dane przetwarzane na podstawie zgody (np. cele marketingowe) – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- dane eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia statystyk i ulepszania serwisu, z poszanowaniem zasady minimalizacji.
Okres przechowywania danych może być każdorazowo wydłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
8. Kontakt i zgłaszanie problemów
Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych lub chcesz zgłosić naruszenie, uwagi bądź żądanie realizacji swoich praw, skontaktuj się z nami w dogodnej dla Ciebie formie.
Kontakt w sprawach prywatności
Preferowany kanał kontaktu dotyczący przetwarzania danych osobowych:
E-mail: [email protected]
W treści wiadomości opisz proszę, jakiego żądania lub zagadnienia dotyczy Twoje zgłoszenie (np. dostęp do danych, sprostowanie, sprzeciw, skarga).
Formularz kontaktowy
W sprawach związanych z organizacją wydarzenia możesz również skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego na stronie kontaktowej. W takim przypadku rekomendujemy zaznaczenie, że zgłoszenie dotyczy ochrony danych.
Przejdź do strony kontaktowejPrzysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z przepisami.
Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, stosowanych technologiach lub oferowanych usługach. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem https://strefaloriv.com/privacy-policy/.