Warunki współpracy ze Strefaloriv

1. Wprowadzenie

Poniżej znajdują się aktualne Warunki świadczenia usług przez Strefaloriv – agencję eventową specjalizującą się w organizacji luksusowych wydarzeń o tematyce kasynowej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Niniejszy regulamin określa zasady współpracy, rezerwacji, płatności, bezpieczeństwa oraz standardów profesjonalnej obsługi Klientów indywidualnych i biznesowych.

Regulamin stanowi integralną część każdej umowy zawieranej pomiędzy Strefaloriv a Klientem, niezależnie od kanału kontaktu (zapytanie online, e-mail, telefon, spotkanie osobiste). Złożenie zapytania ofertowego, akceptacja Oferty, dokonanie Rezerwacji lub podpisanie umowy oznacza akceptację niniejszych Warunków świadczenia usług.

Strefaloriv organizuje wyłącznie wydarzenia o charakterze rozrywkowym i wizerunkowym, inspirowane estetyką kasyn i luksusowych hoteli. Podczas realizowanych Wydarzeń nie są prowadzone gry o realne pieniądze ani jakakolwiek działalność hazardowa objęta regulacjami ustawy o grach hazardowych.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera ze Strefaloriv umowę o realizację Usług lub składa zapytanie dotyczące organizacji Wydarzenia.
• Usługa – wszelkie świadczenia realizowane przez Strefaloriv w związku z organizacją Wydarzenia, w szczególności: koncepcja wydarzenia, produkcja, scenografia, aranżacja wnętrz, obsługa animatorów, hostess i krupierów, dobór atrakcji rozrywkowych, koordynacja eventu oraz wsparcie techniczne.
• Rezerwacja – wstępne lub ostateczne zablokowanie terminu Wydarzenia dla Klienta, potwierdzone na piśmie (e-mailowo lub w formie dokumentowej) oraz – w przypadku rezerwacji ostatecznej – poparte wpłatą wymaganej zaliczki.
• Wydarzenie – każde wydarzenie organizowane przez Strefaloriv na rzecz Klienta, w szczególności: event korporacyjny, gala, bankiet, jubileusz, impreza prywatna, premiera produktu, wieczór VIP lub inna uroczystość o charakterze rozrywkowym.
• Oferta – przygotowany przez Strefaloriv dokument (w formie elektronicznej lub pisemnej) opisujący proponowany zakres Usług, harmonogram, warunki organizacyjne oraz szacunkowe lub ostateczne koszty realizacji Wydarzenia.
• Rozliczenia – wszelkie płatności dokonywane pomiędzy Klientem a Strefaloriv w związku z realizacją Usług, w szczególności: zaliczki, płatności częściowe, płatność końcowa, faktury korygujące, noty obciążeniowe oraz inne uzgodnione koszty dodatkowe.

3. Zakres świadczonych usług

Warunki niniejszego regulaminu obejmują w szczególności następujące kategorie Usług realizowanych przez Strefaloriv:

• Kompleksowa organizacja luksusowych eventów tematycznych – przygotowanie i realizacja wydarzeń o stylistyce kasynowej, galowej lub premium hospitality, w tym: koncepcja kreatywna, scenariusz, plan atrakcji, rekomendacje lokalizacji oraz koordynacja całościowego przebiegu Wydarzenia.
• Produkcja scenografii i stref rozrywki – projekt, wynajem oraz montaż elementów scenograficznych, w tym eleganckich stołów do gier (poker, ruletka, blackjack i inne gry demonstracyjne), dekoracji tematycznych, lad barowych, stref VIP, stanowisk foto oraz innych elementów budujących atmosferę luksusowego kasyna.
• Obsługa animatorów, krupierów i prowadzących – zapewnienie profesjonalnych, doświadczonych animatorów, krupierów, konferansjerów, prowadzących i hostess, odpowiedzialnych za obsługę gier rozrywkowych (bez realnego hazardu), prowadzenie programu i budowanie eleganckiej atmosfery Wydarzenia.
• Aranżacja wnętrz i oprawa wizualna – stylistyczne przygotowanie przestrzeni eventowej, w tym: oświetlenie architektoniczne, florystyka, tekstylia, elementy dekoracyjne inspirowane luksusowymi hotelami, kasynami i galami, a także konsultacje dotyczące dress code'u i spójności wizualnej Wydarzenia.
• Techniczna realizacja wydarzeń – współpraca z zaufanymi dostawcami w zakresie nagłośnienia, oświetlenia, multimediów, sceny, efektów specjalnych oraz innych rozwiązań technicznych niezbędnych do profesjonalnej realizacji Wydarzenia.

Szczegółowy zakres Usług każdorazowo określany jest w indywidualnej Ofercie i/lub umowie z Klientem. W ramach realizacji Wydarzeń Strefaloriv może korzystać z usług podwykonawców, zachowując pełną odpowiedzialność za ich dobór oraz koordynację, zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym regulaminie.

Informacje o przykładowych formatach eventów oraz inspiracjach koncepcyjnych dostępne są na stronach Events, Entertainment, Corporate, Celebrations oraz Concepts.

4. Zasady rezerwacji i zawierania umów

Proces rezerwacji i zawierania umów z klientami przebiega w następujących etapach:

1. Zapytanie o ofertę – Klient może przesłać zapytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie Contact Us, bezpośrednio e-mailem lub telefonicznie. W celu przygotowania precyzyjnej Oferty zaleca się przekazanie podstawowych informacji: planowana data, lokalizacja, liczba gości, charakter Wydarzenia, oczekiwany styl i zakres atrakcji.
2. Przygotowanie i prezentacja Oferty – na podstawie otrzymanych informacji Strefaloriv przygotowuje wstępną lub szczegółową Ofertę, zawierającą opis koncepcji, zakres Usług, orientacyjny harmonogram oraz szacunkowe koszty realizacji. Oferta przesyłana jest Klientowi w formie elektronicznej.
3. Akceptacja Oferty i Rezerwacja wstępna – po akceptacji zakresu i budżetu Oferty strony mogą dokonać wstępnej Rezerwacji terminu Wydarzenia. Rezerwacja wstępna ma charakter czasowy i obowiązuje przez okres wskazany w Ofercie (standardowo 3–7 dni roboczych), chyba że strony postanowią inaczej.
4. Zawarcie umowy – ostateczne potwierdzenie Rezerwacji następuje poprzez podpisanie umowy (w formie pisemnej lub dokumentowej akceptacji warunków) oraz dokonanie wpłaty zaliczki w wysokości określonej w umowie. Z chwilą spełnienia obu warunków Rezerwacja otrzymuje status ostatecznej.
5. Przekazanie szczegółów logistycznych – po zawarciu umowy Klient zobowiązany jest do przekazania wszelkich niezbędnych informacji organizacyjnych, takich jak: dokładna lokalizacja, dane osoby kontaktowej na miejscu, harmonogram dnia, ograniczenia obiektu, wytyczne BHP, ewentualne procedury bezpieczeństwa oraz inne istotne informacje wpływające na realizację Usług.

Strefaloriv zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zlecenia lub odstąpienia od zawartej umowy w przypadku, gdy planowane Wydarzenie naruszałoby obowiązujące przepisy prawa, dobre obyczaje lub mogłoby negatywnie wpływać na wizerunek agencji, o czym Klient zostanie niezwłocznie poinformowany.

5. Zasady płatności oraz rozliczenia

Warunki płatności oraz zasady Rozliczeń pomiędzy Klientem a Strefaloriv określa każdorazowo umowa oraz/lub zaakceptowana Oferta, z uwzględnieniem poniższych zasad ogólnych:

• Opłata zaliczkowa – standardowo Klient zobowiązany jest do uiszczenia zaliczki w wysokości od 30% do 60% wartości brutto umowy (lub innej wartości uzgodnionej indywidualnie). Brak wpływu zaliczki w uzgodnionym terminie może skutkować anulowaniem Rezerwacji.
• Terminy i metody płatności – szczegółowe terminy płatności (zaliczka, płatności częściowe, płatność końcowa) wskazane są w umowie. Płatności mogą być realizowane przelewem bankowym na rachunek wskazany przez Strefaloriv lub inną uzgodnioną metodą niewymagającą obsługi gotówki podczas Wydarzenia.
• Zmiany w zamówieniu – wszelkie zmiany w zakresie Usług (liczba gości, dodatkowe atrakcje, rozszerzenie scenografii, wydłużenie czasu pracy) będą stanowiły podstawę do aktualizacji Oferty i wartości końcowej umowy. Zmiany wymagają pisemnego lub e-mailowego potwierdzenia ze strony Klienta.
• Faktury – Strefaloriv wystawia faktury zaliczkowe i końcowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Na życzenie Klienta mogą zostać wystawione dodatkowe dokumenty potwierdzające poniesione koszty.
• Koszty dodatkowe – do wynagrodzenia za Usługi mogą zostać doliczone koszty dodatkowe, w szczególności: ponadstandardowy transport i logistyka, przedłużenie czasu pracy zespołu, dodatkowe elementy techniczne lub dekoracyjne, opłaty na rzecz obiektu (np. dodatkowe godziny wynajmu, serwis), pod warunkiem uprzedniego poinformowania Klienta i jego akceptacji.

W przypadku opóźnienia w płatności Strefaloriv przysługuje prawo naliczenia ustawowych odsetek za opóźnienie oraz – po uprzednim wezwaniu Klienta – wstrzymania realizacji Usług do czasu uregulowania zaległości.

6. Polityka anulacji oraz zmiany terminu

Zasady anulowania lub zmiany terminu Wydarzenia uzależnione są od etapu przygotowań, poniesionych kosztów oraz warunków indywidualnej umowy, przy czym stosuje się następujące postanowienia ogólne:

• Rezygnacja z Wydarzenia przez Klienta – w przypadku całkowitej rezygnacji po zawarciu umowy Strefaloriv jest uprawniona do zatrzymania części lub całości wpłaconej zaliczki tytułem pokrycia poniesionych kosztów przygotowań, zgodnie z warunkami określonymi w umowie.
• Zmiana terminu z inicjatywy Klienta – zmiana daty Wydarzenia jest możliwa wyłącznie po uzgodnieniu z przedstawicielem Strefaloriv i pod warunkiem dostępności terminów. W zależności od terminu zgłoszenia zmiany oraz poniesionych już kosztów, Strefaloriv może potrącić część wpłaconej zaliczki lub przenieść ją na nowy termin z uwzględnieniem ewentualnej korekty cenowej.
• Okoliczności niezależne (siła wyższa) – w przypadku wystąpienia zdarzeń o charakterze siły wyższej (np. klęski żywiołowe, poważne ograniczenia administracyjne, nagłe zakazy organizacji wydarzeń) strony zobowiązują się do niezwłocznego podjęcia negocjacji w celu ustalenia nowego terminu Wydarzenia lub polubownego sposobu rozliczenia umowy.
• Odstąpienie zgodne z prawem – jeśli Klientowi przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy (np. w przypadku umów zawieranych na odległość z konsumentem), zasady i terminy tego odstąpienia określają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. W pozostałych przypadkach stosuje się postanowienia umowy oraz niniejszego regulaminu.

Szczegółowe progi czasowe, wysokość ewentualnych opłat anulacyjnych oraz sposób przeliczenia kosztów zmiany terminu są każdorazowo doprecyzowane w umowie z Klientem, z uwzględnieniem specyfiki danego Wydarzenia i warunków obiektu.

7. Bezpieczeństwo i regulacje prawne

Strefaloriv przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa Uczestników Wydarzeń, zgodności działań z obowiązującym prawem oraz przejrzystej komunikacji dotyczącej charakteru organizowanych atrakcji:

• Bezpieczeństwo podczas Wydarzeń – wszelkie działania organizacyjne i techniczne realizowane są z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa, wytycznych BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz procedur obowiązujących w danym obiekcie. Klient zobowiązany jest do przekazania informacji o szczególnych wytycznych bezpieczeństwa obiektu przed rozpoczęciem przygotowań technicznych.
• Legalność organizowanych wydarzeń – Strefaloriv organizuje wyłącznie wydarzenia o charakterze rozrywkowym, wizerunkowym i integracyjnym. W ramach Wydarzeń mogą być prowadzone wyłącznie gry pokazowe, szkoleniowe lub rekreacyjne, w których używane są żetony, punkty lub inne środki niemające charakteru prawnego środka płatniczego.
• Brak hazardu pieniężnego – podczas Wydarzeń nie prowadzi się gier o realne pieniądze, nagrody rzeczowe o znacznej wartości ani innych form rozgrywek spełniających przesłanki gier hazardowych w rozumieniu ustawy o grach hazardowych. Udział Uczestników w grach rozrywkowych ma charakter wyłącznie rekreacyjny i integracyjny.
• Obowiązki Klienta – Klient zobowiązany jest do informowania Uczestników o rozrywkowym charakterze atrakcji kasynowych oraz do niepodejmowania działań, które mogłyby przekształcić Wydarzenie w działalność o charakterze hazardowym (np. samowolne zbieranie stawek pieniężnych, organizacja prywatnych zakładów między Uczestnikami).
• Współpraca z obiektem – Strefaloriv realizuje Usługi z poszanowaniem regulaminów obiektów, w których odbywają się Wydarzenia. Wszelkie formalności związane z wynajmem przestrzeni, uzyskaniem wymaganych zgód lub pozwoleń leżą po stronie Klienta, chyba że strony postanowią inaczej w umowie.

8. Odpowiedzialność agencji i klienta

Zakres odpowiedzialności Strefaloriv oraz Klienta za realizację Usług, korzystanie z mienia i ewentualne szkody określa umowa, z uwzględnieniem poniższych zasad:

• Odpowiedzialność Strefaloriv za realizację Usług – Strefaloriv odpowiada za należyte wykonanie Usług z zachowaniem profesjonalnej staranności właściwej dla agencji eventowej specjalizującej się w luksusowych wydarzeniach. Odpowiedzialność obejmuje w szczególności koordynację zespołu, podwykonawców oraz udostępnionego sprzętu.
• Mienie powierzone na terenie Wydarzenia – Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie Uczestników oraz wszelkie szkody powstałe w mieniu obiektu lub sprzęcie powierzonym do użytkowania podczas Wydarzenia, jeżeli szkody te wynikają z zachowania Uczestników lub osób, za które Klient ponosi odpowiedzialność.
• Odszkodowania – w przypadku powstania szkód materialnych lub niematerialnych strony zobowiązują się do niezwłocznego sporządzenia protokołu opisującego zdarzenie oraz, w miarę możliwości, udokumentowania jego przebiegu. Ewentualne roszczenia odszkodowawcze będą rozpatrywane indywidualnie, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i postanowienia umowy.
• Wyłączenia odpowiedzialności – Strefaloriv nie ponosi odpowiedzialności za:
  • szkody wynikające z nieprzestrzegania przez Klienta lub Uczestników regulaminu obiektu lub poleceń służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo,
  • zdarzenia niezawinione przez Strefaloriv, w szczególności te wynikające z siły wyższej lub nagłych decyzji administracyjnych uniemożliwiających organizację Wydarzenia w pierwotnym kształcie,
  • szkody wynikające z przekazania Strefaloriv niepełnych lub nieprawdziwych informacji mających znaczenie dla organizacji Wydarzenia.
• Odpowiedzialność Klienta za treść Wydarzenia – Klient odpowiada za zgodność z prawem i dobrymi obyczajami materiałów, treści i elementów programu, które samodzielnie dostarcza lub zleca (np. prezentacje, wystąpienia, branding marki), a które są prezentowane w trakcie Wydarzenia.

9. Postanowienia końcowe i kontakt

Wszelkie uwagi, zastrzeżenia oraz reklamacje dotyczące realizacji Usług powinny być zgłaszane do Strefaloriv w formie pisemnej lub e-mailowej w możliwie najkrótszym terminie po zakończeniu Wydarzenia, nie później jednak niż w terminie 14 dni kalendarzowych, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, datę i miejsce Wydarzenia, opis zgłaszanych zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy. Strefaloriv dołoży starań, aby ustosunkować się do reklamacji w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania, informując Klienta o wyniku postępowania reklamacyjnego.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz – w przypadku Klientów będących konsumentami – przepisy o ochronie praw konsumentów.

Niniejsze Warunki świadczenia usług mogą być okresowo aktualizowane, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub rozszerzeniem zakresu oferowanych Usług. Aktualna wersja regulaminu jest zawsze publikowana na stronie Terms and Conditions w serwisie https://strefaloriv.com.